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Amministratori e PEC: guida pratica all’obbligo in vigore dal 1° gennaio 2025

Con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha fornito i primi chiarimenti applicativi riguardanti l’estensione dell’obbligo, in vigore dal 1° gennaio 2025, di registrare nel Registro delle Imprese il domicilio digitale (tipicamente un indirizzo PEC) anche per gli amministratori delle società. Tale disposizione, introdotta dalla legge di Bilancio 2025, è giunta in maniera inaspettata e senza un preavviso formale, generando un certo disorientamento tra gli operatori del settore.

L’intervento del MIMIT si è reso necessario per precisare l’ambito di applicazione soggettivo e oggettivo della norma, i termini da rispettare, le modalità di validità dell’indirizzo PEC, nonché il regime di diritti e sanzioni connessi.

DECORRENZA DELL’OBBLIGO

Il nuovo obbligo si applica:

  1. Per le società costituite dopo il 1° gennaio 2025, la comunicazione del domicilio digitale degli amministratori deve avvenire al momento della richiesta di iscrizione dell’impresa nel Registro delle Imprese.
  2. Per le società già iscritte prima del 1° gennaio 2025, la comunicazione dovrà essere effettuata:
    • in occasione della nomina, del rinnovo o della sostituzione dell’amministratore o del liquidatore;
    • oppure, in ogni caso, entro il 30 giugno 2025.

Il MIMIT, in assenza di un termine espresso previsto dalla legge, ha individuato questa scadenza per garantire una transizione ordinata e coerente con la ratio normativa.

Imprese

Sono interessate tutte le società che esercitano attività d’impresa, siano esse società di persone o di capitali. Sono incluse, a determinate condizioni, anche le reti d’impresa.

Sono escluse invece:

  • le società semplici (salvo quelle che esercitano attività agricola),
  • le società di mutuo soccorso,
  • i consorzi (anche con attività esterna) e le società consortili,
  • tutti gli altri soggetti giuridici non costituiti in forma societaria o non finalizzati a un’attività imprenditoriale.

Amministratori

L’obbligo coinvolge tutti i soggetti che rivestono formalmente la funzione di gestione della società, inclusi:

  • amministratori in senso stretto,
  • liquidatori, anche se nominati dall’autorità giudiziaria.

Nel caso di amministrazione pluripersonale, è richiesto un indirizzo PEC distinto per ciascun soggetto.

Il Ministero chiarisce che, sebbene la norma non escluda espressamente l’uso dello stesso indirizzo PEC della società, ciò non è consentito. Infatti, una direttiva del MiSE e del Ministero della Giustizia (22 maggio 2015) stabilisce che l’indirizzo PEC dell’impresa deve essere “esclusivamente nella titolarità dell’impresa stessa”. Di conseguenza, l’indirizzo PEC dell’amministratore deve essere distinto.

Se un soggetto è amministratore di più società, potrà:

  • utilizzare lo stesso indirizzo PEC per tutte,
  • oppure, a sua discrezione, adottarne di differenti.

COSTI E DIRITTI

Le comunicazioni relative all’iscrizione o variazione del domicilio digitale degli amministratori sono esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria, se trasmesse autonomamente. Tuttavia, se incluse in un’istanza che prevede il deposito di un atto societario (es. nomina amministratore), si applicano i consueti oneri.

SANZIONI IN CASO DI MANCATO ADEMPIMENTO

La mancata comunicazione del domicilio digitale comporta il blocco della procedura di iscrizione: la Camera di Commercio assegna un termine (massimo 30 giorni) per regolarizzare la posizione, trascorso il quale la domanda viene respinta.

Non sono previste nuove sanzioni specifiche, ma resta applicabile la sanzione generale di cui all’art. 2630 del Codice Civile, che punisce con una multa da 103 a 1.032 euro chi non adempie agli obblighi informativi verso il Registro delle Imprese nei termini previsti. Se l’adempimento avviene entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo.

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